Berita Acara Stock Opname

A 4 Ba Persediaan Satker Smt1 2017 Opname Fisik Xls

20 Prosedur Stock opname: Fungsi dan Teknik Perhitungan Persediaan Barang Dagang

Yang sudah dijelaskan sebelumnya di AkuntansiLengkap.com bahwa Stock opname merupakan kegiatan perhitungan persediaan fisik (barang dagang) atau stock yang berada didalam toko atau gudang. Stock opname Bisa juga diartikan sebagai salah satu teknik pengendalian barang dalam bisnis usaha perdagangan untuk mengontrol kesesuaian antara jumlah barang fisik dengan catatan pembukuan atau data di mesin pencatat (computer).

Tujuan dari stok opname adalah untuk mengetahui kebenaran catatan dalam pembukuan perusahaan, yang mana termasuk salah satu fungsi untuk sistem pengendalian intern (SPI). Melalui kegiatan ini maka akan diketahui keadaan yang terjadi antara catatan pembukuan dan persediaan fisik yang ada.

Nah apabila terjadi selisih antara catatan dan jumlah persediaan berarti terdapat kesalahan pencatatan atau bahkan terjadi kecurangan yang berkaitan dengan perusahaan.

Perusahaan besar dengan pengendalian intern stock opname biasanya dilakukan oleh petugas khusus (petugas audit) tersendiri. Hal ini untuk menghindari terjadi manipulasi data oleh oknum tidak bertanggungjawab.

Fungsi Stock opname, dengan melakukan Stock opname kita dapat:

Memastikan data persediaan barang yang ada di rak/gudang sesuai dengan sistem pencatatan persediaan.

Membantu memastikan segala aktifitas pengiriman dan penerimaan barang berjalan sesuai dengan prosedur yang ditentukan.

Mengetahui arus keluar dan masuk barang.

Mengetahui kondisi persediaan barang yang sesungguhnya.

Periode Stock opname, Stock opname dapat dilakukan dengan periode waktu stock opname harian (stock opname movement), Mingguan dan stock opname bulanan (total).

Prosedure Stock Opname

Proses stock opname secara sederhana dapat dilakukan sebagai berikut:

Persiapan stock opname yaitu dengan menghentikan seluruh pergerakan barang.

Pembagian lokasi stock opname.

Pelaksanaan stock opname pastikan semua dokumen terkait dengan persediaan barang sudah selesai dicatat.

Lakukan perhitungan fisik barang.

Pengumpulan data stock opname.

Bandingkan data stock opname yaitu antara catatan (sistem) dengan persediaan yang tersedia.

Melaporkan hasil stock opname.

Tidak semua perusahaan melakukan stock opname dengan prosedur yang sama, karena harus disesuaikan dengan keadaan besar/kecilnya perusahaan dan jumlah persediaan barang yang dimiliki.

Berikut ini adalah contoh prosedur stock opname pada perusahaan yang cukup besar.

1. Persiapan

Sebaiknya diberikan tempo beberapa hari untuk melakukan technical meeting sebelum melakukan dengan tujuan semua pihak yang terkait dalam melakukan stock opname bisa faham dan mengerti sejumlah prosedur dan aturan yang berlaku bahkan mungkin peralatan yang dibutuhkan seperti dokumen atau alat pembantu lainnya. Demikian persiapan yang dilakukan:

Pemberitahuan kepada supplyer supaya tidak mengirimkan barang selama stock opname.

Pemberitahuan kepada costumer sehingga tidak ada pergerakan barang saat berlangsung stock opname.

Team lapangan bertugas sebagai tema yang melakukan perhitungan fisik secara langsung. Petugas harus berasal dari gabungan karyawan gudang dan non gudang.

Team admin bertugas untuk menyiapkan dan mendistribusikan kecocokan count tag dari team lapangan dengan melakukan data entry.

Pembentukan 2 petugas/team stock opname yaitu sebagai koordinator dan team lapangan.

Pastikan semua dokumen penerimaan dan pengeluaran sudah selesai diinput kedalam sistem sebelum di patenkan menjadi data persediaan.

Count tag dibuat dua rangkap dan dipisahkan untuk masing-masing team di lapangan yaitu asli diserahkan ke team admin setelah diisi dan copynya ditempelkan di barang yang sudah dihitung.

count tag adalah dokumen untuk mencatat persediaan barang

Dokumen count tag berisi informasi tentang nama barang, tipe barang lokasi barang dan lokasi kosong untuk jumlah, jenis kemasan satuan, tanda tangan orang gudang non gudang dan auditor. Siapkan juga count tag kosong untuk mencatat barang temuan.

Bagian gudang dapat memanfaatkan waktu sebelum stock opname untuk menyusun dan merapihkan posisi barang supaya memudahkan perhitungan.

2. Pelaksanaan

Team lapangan mengambil count tag.

Team lapangan melakukan perhitungan fisik. Count tag ditandatangani oleh minimal 2 orang yaitu team gudang dan non gudang serta auditor eksternal jika ada.

Count tag yang selesai di lengkapi (diisi) di kembalikan ke team admin.

Team admin mengecek kelengkapan pengisian dan perhitungan count tag.

Team admin melakukan data entry.

Coordinator stock opname melakukan follow up.

Team lapangan yang lain melakukan perhitungan fisik ulang terhadap barang yang selisih dengan dengan membawa count tag asli.

Hasil perhitungan dimasukkan kedalam sistem team admin.

Jika terjadi selisih lakukan kembali cara 6, 7, 8 sampai diketahui hasilnya.

3. Pencatatatan hasil stock opname

Ketika prosedur sudah selesai dan disetujui oleh Manajer/Direktur yang berenang maka hasilnya di masukkan (posting) ke sistem supaya catatan dan keadaan barang yang tersedia sama jumlahnya.

Dibuatkan berita acara sebagai bukti stock opname telah selesai dilaksanakan yang ditandatangani oleh bidang Finance/Accounting dan Gudang/Inventori Manager.

Demikian lah prosedur stock opname yang kami ketahui dan semoga bermanfaat. Sekian dan terimakasih.

Artikel terkait: