Pengukuran Kinerja Sektor Publik

Pengukuran Kinerja Dalam Penguatan Manajemen Strategis

Indikator Kinerja

Definisi Indikator Kinerja

Definisi indikator kinerja adalah ukuran kuantitatif dan/atau kualitatif yang menggambarkan tingkat pencapaian suatu sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan (BPKP, 2000). Sementara menurut Lohman (2003), indikator kinerja (performance indicators) adalah suatu variabel yang digunakan untuk mengekspresikan secara kuantitatif efektivitas dan efisiensi proses atau operasi dengan berpedoman pada target-target dan tujuan organisasi. Jadi jelas bahwa indikator kinerja merupakan kriteria yang digunakan untuk menilai keberhasilan pencapaian tujuan organisasi yang diwujudkan dalam ukuran-ukuran tertentu.

Indikator kinerja (performance indicator) sering disamakan dengan ukuran kinerja (performance measure). Namun sebenarnya, meskipun keduanya merupakan kriteria pengukuran kinerja, terdapat perbedaan makna. Indikator kinerja mengacu pada penilaian kinerja secara tidak langsung yaitu hal-hal yang sifatnya hanya merupakan indikasi-indikasi kinerja, sehingga bentuknya cenderung kualitatif. Sedangkan ukuran kinerja adalah kriteria kinerja yang mengacu pada penilaian kinerja secara langsung, sehingga bentuknya lebih bersifat kuantitatif. Indikator kinerja dan ukuran kinerja ini sangat dibutuhkan untuk menilai tingkat ketercapaian tujuan, sasaran, dan strategi.

Definisi Critical Success Factors (CSF)

Critical Success Factors (faktor keberhasilan utama) adalah suatu area yang mengindikasikan kesuksesan kinerja unit kerja organisasi. Area CSF ini menggambarkan preferensi manajerial dengan memperhatikan variabel-variabel kunci finansial dan non-finansial pada kondisi waktu tertentu. Suatu CSF dapat digunakan sebagai indikator kinerja atau masukan dalam menetapkan indikator kinerja. Identifikasi terhadap CSF dapat dilakukan terhadap berbagai faktor misalnya, potensi yang dimiliki organisasi, kesempatan, keunggulan, tantangan, kapasitas sumber daya, dana, sarana-prasarana, regulasi atau kebijakan organisasi, dan sebagainya. Untuk memperoleh CSF yang tepat dan relevan, CSF harus secara konsisten mengikuti perubahan yang terjadi dalam organisasi. Setiap organisasi mempunyai CSF yang berbeda-beda karena sangat tergantung pada unsur-unsur apa dari organisasi tersebut yang dapat menentukan keberhasilan atau kegagalan dalam pencapaian tujuan.

CSF sering disamakan pengertiannya dengan key performance indicator (KPI) yang sebenarnya sangat berbeda. KPI adalah sekumpulan indikator yang dapat dianggap sebagai ukuran kinerja kunci baik yang bersifat finansial maupun nonfinansial untuk melaksanakan operasi dan kinerja unit bisnis. Indikator ini dapat digunakan oleh manajer untuk mendeteksi dan memonitor capain kinerja. Berikut ini contoh CSF Sebagai Masukan dalam Penetapan Indikator Kinerja Perguruan Tinggi

Critical Success Factors dalam Penetapan Indikator Kinerja Perguruan Tinggi

No.	Critical Success Factors (CSF)	Tujuan Strategik	Indikator Kinerja
1	Layanan berkualitas dan tepat waktu	Memantau secara terus menerus untuk memastikan bahwa pelayanan berkualitas dan tepat waktu	Pelayanan yang tepat waktu dan berkualitas
2	Pegawai yang bermutu tinggi dan terlatih	Memantau proses recruitment dan seleksi pegawai untuk menghasilkan pegawai bermutu tinggi	Tingkat ketrampilan pendidikan yang sesuai dengan bidang kerja
3	Dosen yang berkualitas	Memastikan bahwa para dosen telah melaksanakan aktivitas sesuai dengan tujuan untuk menciptakan lulusan berkualitas	Kehadiran Keterlambatan Publikasian Penelitian
4	Sistem pengajaran yang efektif dan efisien.	Menciptakan sistem pengajaran yang efektif dan efisien.	Efektifitas metode pengajaran Kurikulum sesuai dengan kebutuhan pasar kerja
5	Kelengkapan sarana dan prasarana	Memastikan bahwa PT mempunyai fasilitas pendukung yang memadai	Kesesuaian fasilitas pendukung perguruan tinggi dengan standar yang ditetapkan Dikti.

Pengembangan Indikator Kinerja

Penggunaan indikator kinerja sangat penting untuk mengetahui apakah suatu aktivitas atau program telah dilakukan secara efisien dan efektif. Indikator untuk tiap-tiap unit organisasi berbeda-beda tergantung pada tipe pelayanan yang dihasilkan. Penentuan indikator kinerja perlu mempertimbangkan komponen berikut:

1. Biaya pelayanan (cost of service)

Indikator biaya biasanya diukur dalam bentuk biaya unit (unit cost), misalnya biaya per unit pelayanan. Beberapa pelayanan mungkin tidak dapat ditentukan biaya unitnya,karena output yang dihasilkan tidak dapat dikuantifikasi atau tidak ada keseragaman tipe pelayanan yang diberikan. Untuk kondisi tersebut dapat dibuat indicator kinerja proksi, misalnya belanja per kapita.

2. Penggunaan (utilization)

Indikator penggunaan pada dasarnya membandingkan antara jumlah pelayanan yang ditawarkan (supply of service) dengan permintaan publik (public demand). Indikator ini harus mempertimbangkan preferensi publik, sedangkan pengukurannya biasanya berupa volume absolut atau persentase tertentu, misalnya persentase penggunaan kapasitas. Contoh lain adalah rata-rata jumlah penumpang per bus yang dioperasikan. Indikator kinerja ini digunakan untuk mengetahui frekuensi operasi atau kapasitas kendaraan yang digunakan pada tiap-tiap jalur.

3. Kualitas dan standar pelayanan (quality and standards)

Indikator kualitas dan standar pelayanan merupakan indicator yang paling sulit diukur, karena menyangkut pertimbangan yang sifatnya subyektif. Penggunaan indicator kualitas dan standar pelayanan harus dilakukan secara hati-hati karena kalau terlalu menekankan indicator ini justru dapat menyebabkan kontra produktif. Contoh indicator kualitas dan standar pelayanan misalnya perubahan jumlah komplain masyarakat atas pelayanan tertentu.

4. Cakupan pelayanan (coverage)

Indikator cakupan pelayanan perlu dipertimbangkan apabila terdapat kebijakan atau peraturan perundangan yang mensyaratkan untuk memberikan pelayanan dengan tingkat pelayanan minimal yang telah ditetapkan.

5. Kepuasan (satisfaction)

Indikator kepuasan biasanya diukur melalui metode jajak pendapat secara langsung. Bagi pemerintah daerah, metode penjaringan aspirasi masyarakat (need assessment), dapat juga digunakan untuk menetapkan indicator kepuasan. Namun demikian, dapat juga digunakan indicator proksi misalnya jumlah komplain. Pembuatan indicator kinerja tersebut memerlukan kerja sama antar unit kerja.

Syarat-syarat Indikator Ideal

Indikator kinerja bisa berbeda untuk setiap organisasi, namun setidaknya ada persyaratan umum untuk terwujudnya suatu indikator yang ideal. Menurut Palmer (1995), syarat-syarat indikator yang ideal adalah sebagai berikut:

1. Consitency. Berbagai definisi yang digunakan untuk merumuskan indicator kinerja harus konsisten, baik antara periode waktu maupun antar unit-unit organisasi.

2. Comparibility. Indikator kinerja harus mempunyai daya banding secara layak.

3. Clarity. Indikator kinerja harus sederhana, didefinisikan secara jelas dan mudah dipahami.

4. Controllability. Pengukuran kinerja terhadap seorang manajer publik harus berdasarkan pada area yang dapat dikendalikannya.

5. Contingency. Perumusan indikator kinerja bukan variabel yang independen dari lingkungan internal dan eksternal. Struktur organisasi, gaya manajemen, ketidakpastian dan kompleksitas lingkungan eksternal harus dipertimbangkan dalam perumusan indikator kinerja.

6. Comprehensiveness. Indikator kinerja harus merefleksikan semua aspek perilaku yang cukup penting untuk pembuatan keputusan manajerial.

7. Boundedness. Indikator kinerja harus difokuskan pada faktor-faktor utama yang merupakan keberhasilan organisasi.

8. Relevance. Berbagai penerapan membutuhkan indicator spesifik sehingga relevan untuk kondisi dan kebutuhan tertentu.

9. Feasibility. Target-target yang digunakan sebagai dasar perumusan indikator kinerja harus merupakan harapan yang realistik dan dapat dicapai.

Sementara itu, syarat indikator kinerja menurut BPKP (2000) adalah sebagai berikut:

1. Spesifik dan jelas, sehingga dapat dipahami dan tidak ada kemungkinan kesalahan interpretasi.

2. Dapat diukur secara obyektif baik yang bersifat kuantitatif maupun kualitaitf, yaitu dua atau lebih mengukur indicator kinerja mempunyai kesimpulan yang sama.

3. Relevan, indikator kinerja harus menangani aspek-aspek obyektif yang relevan.

4. Dapat dicapai, penting, dan harus berguna untuk menunjukkan keberhasilan masukan, keluaran, hasil, manfaat, dan dampak serta proses.

5. Harus cukup flesibel dan sensitive terhadap perubahan/penyesuaian pelaksanaan dan hasil pelaksanaan kegiatan

6. Efektif. Data/informasi yang berkaitan dengan indicator kinerja yang bersangkutan dapat dikumpulkan, diolah, dan dianalisis dengan biaya yang tersedia.

Indikator Kinerja Sebagai Pembanding

Pemerintah daerah dapat melakukan sejumlah perbandingan dalam upaya melakukan pengukuran kinerja di organisasinya. Beberapa perbandingan yang bisa dilakukan antara lain:

1. Membandingkan kinerja tahun ini dengan kinerja tahun lalu.

2. Membandingkan kinerja tahun ini dengan berbagai standar yang diturunkan dari pemerintah pusat atau dari daerah sendiri.

3. Membandingkan kinerja unit atau seksi yang ada pada sebuah departemen dengan unit atau seksi departemen lain yang menyediakan jasa layanan yang sama.

4. Membandingkan dengan berbagai ketentuan pada sektor swasta.

5. Membandingkan semua bidang dan fungsi yang menjadi tanggung jawab pemerintah daerah dengan bidang dan fungsi yang sama pada pemerintah daerah lain.