Cara Penulisan Nomor Surat

Pengertian Fungsi Sistematika Surat Ppt Download

15+ Contoh Surat Resmi / Cara Membuat / Undangan / Pemerintah / Sekolah

Setelah kita membahas terkait contoh surat penawaran yang merupakan bagian dari surat resmi. Maka, pada kesempatan kali ini kita akan membahas terkait contoh surat resmi secara jelsa dan lengkap.

Banyak diantara kita pasti sudah mengetahui apa itu surat resmi dan bagaimana cara membuatnya. Tetapi, tidak sedikit banyak diantra kita yang masih terkadang melupakan beberapa point penting dari kegiatan surat menyurat yang bersifat resmi ini.

Meskipun kegiatan surat menyurat ini mulai berkurang dikarenakan perkembangan teknologi yang berupa SMS maupun e-mail membuat kegiaan surat menyurat mulai berkurang.

Tetapi, berbeda dengan surat resmi yang masih terus diperlukan sampai saat sekarang ini. Dikarenakan, surat resmi merupakan surat yang dikeluarkan langsung oleh instasi pemerintahan maupaun badan tertentu yang meiliki payung hukum.

Sehingga, setiap instansi yang mengeluarkan surat resmi baik itu untuk kedinasan, kuasa, mauapun surat lainnya yang memiliki kop surat yang berlabelkan dari instansi resmi pemerintahan maupun badah hukum lainnya. Perlu mendapatkana keabsahan hukum dan harus tercatat dalam arsip surat catatan sipil setiap instansi yang mengeluarkan surat tersebut.

Oleh karena itu, didalam membuat contoh surat resmi haruslah memenuhi kaidah-kaidah didalam membuat surat resmi dan memenuhi syarat-syarat pembuatan surat. Karena akan membuat keabsahan hukum dari contoh surat resmi yang dibuat tidak dipertanyakan lagi oleh instansi ataupun badan yang menerima contoh surat resmi anda untuk melakukan kerjasama, penawaran maupun yang semisalnya.

Apa Itu Surat Resmi ?

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) surat resmi merupakan surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi, misalnya undangan, surat edaran, surat pemberitahuan, dan sebagainya.

Sehingga, dapat dibuat pengertian bahwasanaya contoh surat resmi merupakan segala jenis surat yang dikeluarkan oleh instansi resmi. Untuk segala bentuk kepentingan yang baik bersifat umum maupun khusus yang yang diberikan kepada bentuk perseorangan, organisasi, maupun instansi resmi lainnya.

Fungsi Surat

Walaupu jarang dibahas tetapi, surat resmi memiliki fungsi yang membantu suatu instansi untuk mengaja, memberitahu, menghimbau, mauapun melarang dari suatu kegiatan-kegiatan kedinasan maupaun non-kedinasan.

Dimana, ketika perseorangan, organisasi, maupun instansi tertentu mendapatkan contoh surat resmi ini. Maka, secara tidak langusng surat ini menjadi perwakilan secara tertulis dan sah dan harus dikerjakan oleh yang menerimanya.

Diantara fungsi lain dari surat resmi yang paling sering digunakan antara lain:

1. Dokumen Tertulis

Dalam pembuatan surat resmi yang dikelurkan oleh suatu instansi, surat resmi yang diserahakan ke administrasi penerima bertujuan sebagai dokumen tertulis untuk digunakan sebagai bahan arsip dari instasi yang menerima rusat tersebut.

2. Pedoman Kerja

Diantara bentuk fungsi lain dari surat resmi yang dikeluarkan adalah sebagai pedoman kerja dalam bentuk tertulis pada surat tersebut. Dengan adanya pedoman kerja tersebut secara tidak langsung contoh surat resmi yang diberikan kepada penerima surat resmi itu berfungsi sebagai surat kontrak kerja.

3. Sarana Komunikasi

Walau teknologi semakin maju dan penyebaran surat menyurat sudah mulai tergantikan dengan media elektronik. Namun, dalam beberapa kasus contoh surat resmi dalam bentuk tertulis masih harus digunakan sebagai bentuk formalitas dalam penyampaian maksud dan tujuan.

4. Jaminan

Dalam beberapa kasus, surat resmi berfungsi sebagai penjamin atau surat jaminan yang dapat digunakan sebagai jaminan saat akan melakukan transaksi atau kerja sama. beberapa conoh surat resmi sebagai jaminan bisa seperti surat perjanjian, surat kuasa, atau surat jaminan langusng dibuat.

5. Surat Keterangan

Ada banyak contoh surat resmi langsung mauapaun tidak langsung yang dikeluarkan oleh berbagai instansi terkait. salah satunya adalah surat keterangan, pada surat keterangan bertujuan untuk menjelaskan suatu keadaan ataupun kondisi tertentu. Seperti surat keterangan meninggal dunia, surat keterangan saki atau izin, surat keterangan tidak mampua dan berbagai contoh surat keteranganlainnya.

6. Bentuk Perwakilan

Diantara fungli lain yang dapat digunakan pada contoh surat resmi adalah sebagai perwakilan atau mewakili penulis untuk berbicara dana memberikan instruksi, ajakan, maupun perintah kepada oranga atau instansi yang dituju.

Bagian Bagian Surat Resmi

Setiap contoh surat resmi memiliki ciri-ciri yang harus diketahui dan hal inilah yang membdakan antara surat resmi dan surat tidak resmi. Diantara ciri ciri surat resmi ialah :

1. Bahasa Surat

Didalam membuat surat resmi hal yang perlu diperhatikan saat membuat surat ini adalah bahasa surat yang harus digunakan adalah bahasa yang bagi dan sesuai dengan EYD.

2. Kepala Surat

Terdapat kepala surat ataupun kop surat yang menunjukkan asal surat dari badan atau instasi mana lengkap dengan logo, alamat, nomor telpon, samapai dengan alamat email harus jelas.

3. Nomor Surat

Terdapat nomor surat yang menjadi penanda bahwasanya usrat tersebut dikeluarkan oleh instansi tertentu. Dikarenakan setiap surat resmi yang dikeluarkan harus memiliki nomor surat yang bertujuan untuk pengarsipan.

4. Perihal

Memberikan perihal keterangan surat bertujuan untuk apa. Dan sebagai penanda agar surat tersebut tidak disalah gunakan untuk keperluan diluar perihal surat terkait.

5. Pengesahan

Satu hal yang paling pmenonjol didalam ciri ciri surat resmi dari surat lainnya adalah adanya pengesahan yang diketahui oleh pihak instansi. Serta telah mendapatkan stempel dari instansi atau badan yang mengeluarkan surat resmi tersebut.

Format Penulisan Surat Resmi

Oke, kita telah selesai mempelajari sedikit terkait dengan surat resmi dan ciri ciri surat resmi dibandingkan dengan surat non-resmi.

Selanjutnya kita membahas terkait dengan format penulisan surat resmi. Karena, terkadang masih banyak diantara kita terkhusus yang bertugas sebagai administrasi maupun sekertasi didalam instansi mesih kebingunan didalam membuat surat resmi.

Untuk itu dengan mempelajari format penulisa surat resmi kita akan lebih paham terktait dengan struktur penulisan dan urutan penulisan dalam membuat surat resmi.

Diantara format penulisan surat resmi yang wajib kamu ketahui ialah :

1. Kepala Surat atau KOP Surat

Kepala Surat merupakan bagian pembukan surat yang wajib dimiliki oleh semua jenis surat resmi. Karena dengan adanya kepala surat ataupuan kop surat akan memberikan informasi awal kepada instansi atau individu yang dituju oleh surat tersebut.

Kepala surat dalam surat resmi berisi informasi seputar instasi yang mengeluarkan surat tersebut berupa instansi yang mengeluarkan surat, nama instansi, alamat, kontak, dan email pengirim.

Terkadang dan sering kita temui dalam beberapa surat resmi dari pemerintahan akan memberikan logo surat yang berada di pojok kiri atas yang bersampingan dengan kepala ataupunkop surat.

2. Tanggal Penulisan atau Pembuatan Surat

Setelah penulisan kepala surat. Maka, hal selanutnya yang menjadi format penulisan surat resmi adalah nomor surat. Nomor surat merupakan tanggal, bulan dan tahun pembuatan surat.

Sehingga, surat tersebut dapat diketahui kapan dibuatnya dan tidak dapat dijadikan sebagai bahan surat palsu untuk melakukan tindakan kecurangan di hari-hari kemudian.

3. Nomor Surat

Disamping tanggal pembuatan surat. Untuk beberapa kali kita melihat sebelum tanggal surat terdapat nomor surat yang berupa angka romawi mauapun angka biasa. Hal tersebut adalah nomor surat, artinya surat tersebut dikeluarkan yang ke berapa dalam bulan atau tahun tersebut. Dikarenakan dalam instansi segala bentuk keluar dan masuknya surat harus tercatat dalam pengarsipan.

Dimana, hal tersebut berfungsi untuk laporan dan rekapan akhir bulan atau akhir tahun setiap kali instansi melakukan rapat tutup buku atuapun sebagai pembukuan.

4. Perihal

Bagi sebagian instansi hanya dengan melihat perihal kita akan mengetahui apa yang akan dibahas selanjutanya. Karena dengan adanya perihal pada penulisat surat resmi bertujuan untuk menyampaiakn isi pokok masalah dalam penulisan surat resmi.

Sehingga, penerima surat tersebut akan dapat mengetahui bahwasanya isi surat akan membahas secara rinci dari surat tersebut hanya dengan membaca dari perihal surat tersemi tersebut.

5. Lampiran

Pada bagian lampiran surat resmi digunakan untuk melampirkan beberapa berkas penting lanjutan dari surat sermi tersebu. Dimana, dengan melampirkan berkas lampiran pada penerima. Sang penerima akan dapat mengetahui rincian lebih lanjut dari isi surat tersebut tanpa harus menghubungi instansi yang terkait untuk meminta rincian.

Terkadang isi lampiran berisi rincian anggaran biaya, laporan keuangan, struktur kepengurusan, rincian acara, ataupun berupa berkas arsip.

6. Alamat Tujuan

Alamat tujuan dari surat resmi begitu penting untuk di tulis dalam surat resmi. Karena dengan adanya alamat pada surat resmi akan sangat membantu pada bagian resepsionis ataua yang menerima surat tersebut agar segera disampaiakan kepada yang bersangkutan. Dikarenakan, dalam instansi ataupun badan tertentu.

Tujuan alamat surat dibuat secara terperinci seperti untuk instansi pada bidang apa dan berada dilantai berapa. Karena akan sangat membantu agar surat tersebut segera tersampaikan ke tujuan surat.

7. Salam Pembuka

Merupakan salam pembukan dari setiap surat resmi maupun surat tidak resmi. Dimana, bertujuan sebagai salam pembuka maupun sambutan surat resmi tersebut.

8. Isi Surat

Isi contoh surat resmimerupakan bagian pada inti dari surat karena, isi surat membahan dengan jelas, detail, dan spesifik. Namun, tetap dibungkus dalam muatan yang singkat, padat dan baik.

Karena hal tersebut bersifat surat resmi. Maka, penting untuk membuat surat resmi dalam bahasa yang baku dan sesuai EYD. Disamping itu, ketikan ingin membahas sesuatu yang terperinci. Maka, pada akhir dari isi surat diberikan penjelasan rincian berada pada lampiran surat.

9. Salam Penutup

Salam penutup dalam surat bertujuan untuk menutup surat serta sebagai bentuk rasa hormat dan terimakasih kepada pembaca surat.

10. Pengirim

pada pengirim surat resmi berisikan pengirim surat yang berasal dari siapa atau di sahkan oleh instansi apa. Umumnya diawali dengan kata “Hormat Kami“, “Mengetahui”. Lalu, ditulisakan siapa yang menandatangi surat. Apakah berasal langusng dari atasan mauapun sekertaris instansi tersebut.

11. Tembusan

Pada tembusan surat resmi, umumnya berisikan terdapat berapa lampiran surat atau berapa lembar surat yang terkirim dan informasi semisalnya.

Macam – Macam Surat Resmi

Setelah mengethaui ciri-ciri surat resmi, maka kita akan mempelajari macam-macam surat resmi. Kenapa perlu mengetahui berbagai macam jenis surat resmi ?. Agar, ketika kamu membuat surat resmi kamu tidak akan kebingungan cara membuat dan maksud tujuan pembuatan surat resmi tersebut. Beberapa macam surat jenis yang biasa kalaian temukan dan beredar dimasyarkat antara lain :

1. Surat Edaran

Surat edaran merupakan salah satu jenis dari contoh surat resmi yang dikeluarkan oleh instansi terkait yang diberikan ke instansi atau komunitas tertentu. Diantara contoh surat edaran adalah surat pengumuman rapat dari lurah untuk seluruh jajaran RT dan RW di wilayah tertentu. Atau surat edaran untuk pemadaman listrik secara bergilir dari PLN.

2. Surat Panggilan

Surat panggilan merupakan salah satu jenis surat resmi lainnya yang bertujuan untuk memanggil secara individu maupun ke instansi tertentu. Dimana, pemanggilan tersebut untuk suatu kepentingan tertentu. Beberapa contoh surat resmi pemanggilan KPK, surat panggilan interview, surat panggilan sidang.

3. Surat Undangan

Surat undangan merupakan jenis surat resmi yang paling sering ditemui. Surat undangan merupakan salah satu jenis contoh surat resmi yang bertujuan untuk mengundangan suatu individu maupun instansi tertentu untuk menghadiri suatu acara ataupun keperluan.

Beberapa contoh surat resmi undangan yang biasa kita temui adalah surat undangan untuk menghadiri rapat, musyawarah ataupun sosialisasi.

4. Surat Keputusan

Surat keputunsan merupakan salah satu surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu instansi kepada anggota dari instansi tersebut. Atau dapat juga dari instasi yang tinggi kepada instansi yang berada dibawahnya.

Tujuan dari surat keputusan ini adalah sebagai salah satu pemberian keputusan instansi. Diantara contoh surat keputusan atau yang biasa dikenal dengan sebutan SK, diantaranya adalah surat keputusan pengangakan karyawan, surat keputusan presiden, ataupun surat keputusan pemecatan.

5. Surat Kuasa

Surat kuasa merupakan surat resmi yang bertujuan untuk memberikan suatu kewenangan kepada individu untuk ditanggungjawabkan dalam suatu urusan tertentu dari instansi sesuai yang tertulis pada surat kuasa. salah satu contoh surat kuasa yang serin ditemui adalah surat kuasa pengambilan uang.

6. Surat Niaga

Surat niaga merupakan surat resmi yang bertujuan untuk melakukan transaksi yang telah disepakati oleh pembeli dan penjual. Surat niaga kadanga digunakan untuk transaksi pembelian barang dalam jumlah yang banyak atau bernilai tinggi. Sehingga, perlu adanya hitam diatas putih dalam bentuk surat.

7. Surat Perjanjian

Surat perjanjian merupakan surat resmi yang digunakan untuk melakukan perjanjuan antara kedua belah pihak. umumnya dari instansi untuk individu yang bertujuan untuk menjalin kontrak ataupun kerja sama dalam kurun waktu, tempat dan wilayah yang telah disepakati.

8. Surat Perintah

Surat ini merupakan surat resmi yang digunakan untuk memerintas suatu instansi ataupun individu untuk melakukan sesuatu seperti yang tertera dalam surat. Surat perintah ini terkadang dikeluarkan untuk suatu urusan yang penting, diantara contoh surat perintah adala surat perintah penangkapan, surat perintah pelaksanaan razia, maupun surat kantor untuk melakukan perjalanan dinas.

9. Surat Penawaran

Surat penawaran merupakan salah satu surat resmi yang digunakan suatu instansi untuk melakukan kerjasama bisnis dengan calon pembeli. Surat penawaran umumnya berisikan tentang keinginan penawaran suatu produk barang maupun jasa untuk kantor ataupun suatu event tertentu.

Cara Membuat Surat Resmi

Setelah mempelajari beberapa hal terkait dengan surat resmi. Maka, penting untuk pembaca untuk mengetahui cara membuat sura resmi yang baik dan benar. Dikarenakan, boleh jadi kamu suatu saat akan ditunjuk oleh atasan atau instasi ditempak kamu bekerja untuk membuat surat resmi diatas. Maka, untuk itu kita perlu tahu cara membuat yang benar. Sehingga, kamu tidak akan bingung lagi cara membuat surat resmi. cara membuat surat resmi di word adalah:

1. Kepala Surat

Menulis kepala surat untuk surat resmi amatlah penting. Hal ini dikarenakan kepala surat menunjukkan identitas dari instasi atau lembaga mana yang memberikan surat tersebut.

Pada pembuatan kepala surat memerlukan 4 poin yang diperlukan. Kelima poin tersebut ialah :

a. Nama Instansi, Lembaga, dan sebagainya; b. Alamat Lengkap Instasi, lembaga dan selainnya; c. Kontak yang bisa dihubungi berupa nomor telepon, email, dan selainnya;

d. Logo instansi atau lembaga yang mengeluarkan surat.

Walau tidak semua poin diatas diperlukan untuk beberapa alasan tertentu. Tetapi, dengan melengkapi data tersebut akan memudahkan penerima surat untuk mengetahui identitas surat tersebut.

Untuk penulisan kop surat posisi penulisan berada pada bagian paling atas dengan berada pada posisi tengah, dengan huruf kapital dan diperbesar dan pertebal.

Dengan membuat surat tersebut dengan menggunakan word, Kalian dapat memanfatkan fitur insert header & footer. Dengan memanfaatkan fitur tersebut kamu dapat dengan mudah membuat kop surat tanpa bingung membuat lagi pada lembar selanjutnya.

Caranya adalah saat masuk ke word silahkan double click pada bagian atas lembar kerja atau dapat masik ke bagian toolbar masuk ke insert header&footer. Kemudian buatlah tabel 2 kolom dan 1 baris.

Setelah itu, buatlah tulisan kop surat sesuai dengan instansi dan lembaga pada kotak kolom kanan. Kemudian berikanlah logo pada sisi kolom kiri. Dengan setelah memberikan tulisan kepala surat dan logo instansi.

Penulisan kepala surat telah selesai. Maka, selanjutnya menghilangkan garis tabel pada kepala surat tersebut. Caranya dengan masuk ke menu “Border & Shading” kemudian memilih “Border” hilangkan karis kanan, kiri, atas, dan tengah. Setelah itu pilih style dan mempertebal garis bawah untuk sebagai garis di kop suratnya, kemudian pilih OK.

Maka, pembuatan kop surat resmi telah selesai.

2. Nomor, Perihal, Lampiran

Selanjutnya hal yang harus tertera dalam surat resmi adalah penomoran surat, Perihal, dan Lampiran. Dengan adanya penomoran dapat menjadi nomor arsip bagi administrasi pada nomor surat pada setiap instansi.

Pada penomoran surat memiliki arti dan maksud tujuannya kenapa setiap nomor tersebut dituliskan. Dengan setiap penomoran yang ditulisakn dpat dibuat sendiri standarnya oleh setiap instansi atau lembaga yang membuatnya. Tetapi pada standar penomoran mencakup poin-poin berikut :

Contoh:

Nomor : A.020/Sek-Jur/UGM/X/2017

A = Merupakan kode surat ditujukan untuk internal instansi ataupun lembaga. Sedangkan kode B ditujukan untuk pihak luar instasi.

020 = Adalah nomor surat yang dikeluarkan. Artinya nomor 020 tersebut ialah nomor yang ke-20 dikeluarkan pada bulan tersebut.

Sek-Jur = Ialah surat dengan singkatan Sekertaris Jurusan, biasanya untuk lembaga pendidikan. Singkatan ini dapat berubah sesuai dengan lembaga yang mengeluarkan surat dan untuk keperluarn apa surat tersebut dikeluarkan.

UGM = Merupakan instansi yang mengeluarkan surat tersebut.

X = Merupakan bulan surat tersebut dikeluarkan, biasanya ditulisakn dengan angka romawi.

2017 = Tahun surat dikeluarkan.

Setelah mengetahui cara pembuatan nomor surat resmi. Maka, hal selanjutnya adalam membuat perihal. Pembuatan perihal surat merupakan tujuan surat tersebut di keluarkan. Bisa berupa undangan rapat, surat edaran, maupun surat perintah.

Contoh :

Perihal : Undangan Rapat

Kemudian, terdapat lampiran yang terdapat pada surat resmi. Umumnya lampiran berisikan informasi terkait dengan rincian berkas tambahan dari surat tersebut.

Contoh :

Lampiran : 1 Berkas

Maka, jika digabungkan untuk identitas surat tersebut menjadi :

Nomor : A.020/Sek-Jur/UGM/X/2017 Perihal : Undangan Rapat

Lampiran : 1 Berkas

Untuk membuat surat tersebut dengan menggunakan word sangatlah mudah. Kamu hanya cukup membuat tabel dengan terdiri dari 3 kolom dan 3 baris dan diatur dengan besar seperti gambar dibawah ini.

Kemudian, isikan kolom pertama dengan urutan nomo, Perihal, dan Lampiran surat.

Selanjutnya, tinggal atur tabel tersebut menjadi no border sehingga garis tabel tersebut tidak tampak.

3. Alamat Surat

Alamat surat juga merupakan salah satu oin dalam surat yang perlu diketahui cara penulisannya. Karena, dengan adanya alamat surat dapat tertuju dengan baik dari pengirim untuk penerima. diantara struktur penulisan alalamat surat berupa :

a. Penempatan alamat surat terdapat pada dua tempat, yaitu pada halama depan amplop surat dan bagaian awal dari surat tersebut. b. Penulisan alamat surat harus jelas dan lengkap pada bagaian amplop surat, kemudian pada bagian awal surat hanya mengandung poin penting dari alamat surat tersebut. c. Diawali dengan tulisan “Kepada” yang menunjukkan penghormatan formal. d. Memberikan kata “Yang Terhormat” atau pada penyingkatan kata “Yth.”. e. Menuliskan panggilan awal “Bapak/Ibu” bisa juga dengan “Sdr/Sdri” atau “Sdr(i)”, lalu di susul dengan nama orang yang dituju. f. Dalam beberapa kasus menuliskan jabatan orang yang dituju atau nama bidang di instansi.

g. Menuliskan kata lokasi dengan jelas ketika disampul dan cukup menuliskan kata “Di Tempat” pada awal surat.

Contoh:

Kepada Yth. Bapak Rustam Suhaili Kepala Bagian II Kemahasiswaaan Universitas Gajah Mada Di_

Tempat

Setelah mengetahui cara menuliskan alamat tujuan surat tersebut. selanjutnya bagaimana cara membuat alamat surat resmi pada microsoft word. Karena, ini merupakan aplikasi yang paling banyak digunakan oleh orang.

Cara membuat surat resmi di microsoft word untuk penulisan alamat surat ialah pada kolom bawah dari lampiran surat. Maka, yang dilakukan selanjutnya adalah membuat tabel dengan 1 baris dan 2 kolom seperti di bawah ini :

sinaukomputer.comSetelah itu, tulislah alamat surat sesuai dengan tujuan surat yang kamu diperintahkan untuk membuatnya. Perlu diketahui dalama beberapa format penulisan alamat surat resmi terdapat dua versi. Yaitu : alamat surat yang berada di sebelah kiri dana alamat surat yang dituliskan disebelah kanan surat.

Dengan membuat tabel tanpa karis dengan dua kolom inilah yang akan membantu kamu dalam menempatkan alamat surat tersebut.

Ketika posisi telah selesai menuliskan alamat tujuan pada surat resmi. Maka, kalian cuku pengatur jarak antar kolom tersebut ketika dirasa kurang sesuai atau posisi dan penempatannya kurang pas.

4. Salam Pembuka, Isi Surat, Salam Penutup

Dalam penulisan salam pembuka, isis surat, dan salam penutup untuk surat resmi henkanya menggunkana bahasa yang baku serta memperhatikan EYD dalam penulisan surat.

Pada salam pembuka cara membuat surat resmi dapat diawali dengan kata “Dengan Hormat,”. Kemudian, kalimat sambutan yang sopan dan santun sembari menjelaskan keperluan surat ini dibuat.

Umumnya pada salam pembuka surat resmi berisi tentang ucapan syukur serta ucapan yang semisal dengan itu untuk beberapa jenis surat. Sedangka untuk jenis surat resmi lainya dapat berisikan penjelasan terkait surat tersebut dikeluarkan.

Contoh:

Dengan hormat, Salam sejahtera kita ucapakan kehadirat Allah SWT, Semoga Bapak/Ibu selalu dalam curahan lindungan serta rahmat-Nya.

Dengan hormat, Sehubungan dengan adanya informasi terkait […..] Maka, Dengan ini kami selaku […..] ingin melakukan […..] di[…..] dengan rincian sebagai berikut :

Setelah itu, masuk ke bagian isi surat yang menjelaskan terkait dengan maksud surat dengan singkat, padat, dan jelas. Untuk surat resmi undangan umumnya pada isi surat menjelaskan terkait dengan perihal surat serta jenis surat yang dibuat.

Untuk jenis surat tipe undangan. Pada isi surat berisiakan informasi terkait dengan waktu dan tempat acara. beda halnya dengan bentuk surat keputusan yang umumnya berisikan informasi poin penting yang akan diputuskan sesuai dengan bentuk perundang-undangan.

Contoh:

Dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu Dosen untuk menghadiri rapat yang akan membahas terkait “Sistem Akreditasi BAN/PT No.12 Tahun 2012” yang akan diselenggarakan pada :

Hari/Tanggal : Sabtu, 12 Januari 2018; Pukul : 08.30 – Selesai;

Tempat : Ruang Yudisium B.15 Gedung Kuasa Alam Lt.3.

Atau,

Berdasarkan hasil sidang pada tanggal 14 Februari 2015 membahas PERPU no 25 Pasal B Tahun 2001. Dengan ini kami Memutuskan:

Kemudian, setelah penulisan isi surat resmi diakhiri ngan penulisan kalimat penutup surat. Kalimat penutup surat merupakan kalimat yang berisikan ucapa terimakasih atau harapan dan pernyataan akhir dari surat tersebut.

Beberapa kalimat ucapan penutup pada surat resmi seperti :

Demikianlah surat ini kami lampirkan agar sekiranya dapat untuk segera ditindaklanjuti terima kasih.

Besar harapan kami agar terkabulanya surat permohonan ini. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Demikian kami samapaikah, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

5. Pengirim

Pengirim adalah pihak yang mengirim surat resmi tersebut. Dimana, pengirim bisa terdiri dari tiga pihak, dua pihak maupun satu orang saja tergantung jenis surat apa yang dibuat dan wewenang kepentingan surat tersebut.

Pada umumnya pengirim surat resmi terdiri dari dua pihak yaitu ketua dan sekertaris. Dimana, posisi tanda tangan ketua berada pada posisi kiri dan sekertaris pada posisi kanan.

Dalam membuat surat resmi pada bagian pengiriman perlu memperhatikan tata cara penulisan agar tidak salah dalam menulis, diantara format penulisannya ialah :

a. Memberikan keterangan jabatan penanda tangan seperti Ketua Pelaksana, Sekertaris, dan lain sebagainya; b. Penulisan nama Diawali dengan huruf kapital Seperti Rahmat Suhaili, Dzul Fufqon; c. Nama dilengkapi dengan title yang bertanda tangan seperti Drs. Rahmat Ismail M.Eng

d. Dibawah nama yang digaris bawahi terdapat nomor identitas penda tangan apakah berupa NIP, NIS, atau semisalnya seperti NIP. 480 094 879

Contoh:

Ketua Pelaksana

Muhammad Adnan. S.T, M.Eng NIP. 151094 200121 283 465

Cara membuatnya sangatlah sederhana pada bagian akhir surat kita buat tiga kolom dan satu baris tabel seperti yang kita buat sebelumnya diatas.

Kemudian, kita buat format penulisan tanda tangan mulai dari jabatan sampai dengan nomor identitasnya. Setelah itu silahkan atur agar posisi antara penandatangan sebelah kiri bisa rata dan sesuai yang berada disebelah kanan.

Bagaimana ? mudah bukan

Contoh Surat Resmi

Setelah mempelajari terkait dengan surat resmi, mulai dari pengertian surat resmi, ciri-ciri surat resmi, format penulisan, dan cara membuat surat resmi. Maka, tidak lengkap rasanya tanpa melihat contohnya langsung.

Pada saat ini kita akan memberikan beberapa contoh surat resmi yang sering digunakan di masyarakat, sekolah, instansi dan lembaga.

PEMERINTAH WILAYAH DAERAH ISTEMEWA YOGYAKARTA DINAS PENIDIKAN DAN KEBUDAYAAN YOGYAKARTA Jl. Ring Road Utara No. 20, Sleman, DIY 22125

Telp. (021)5526xxx [email protected]

======================================================

Yogyakarta, 21 Januari 2018

Nomor : A.010/RAKER/UGM/I/2018 Perihal : Undangan Rapat

Lampiran : –

Kepada Yth. Dekan dan Wakil Dekan Universitas Gajah Mada DI_

Tempat

Dengan Hormat, Sehubungan dengan adanya surat edaran dari Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Daerah Istimewa Yogyakarta terkait dengan persiapan akreditasi BAN/PT. Dengan ini kami mengundang para dekan dan wakil dekan seluruh fakultas Universitas Gajah Mada untuk menghadiri rapat yang akan dilaksanakan pada :

Hari/Tanggal : Kamis, 25 Januari 2018; Pukul : 08.30 – Selesai;

Tempat : Ruang Yudisium B.15 Gedung Newton Lt.3.

Dengan demikian kami mengharapakan kehadiran para Bapak/Ibu dekan dan wakil dekan Universitas Gajah Mada untuk menghadiri rapat tersebut demi masa depan kampus kita ini.

Hormat Kami, Rektor Universitas Gajah Mada

Drs. Muhammad Adnan Syarief S.T, M.Eng NIP: 151094 200121 283 xxx

Contoh Surat Resmi Undangan Resmi

PEMERINTAH PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA KOTA ADMINISTRASI JAKARTA TIMUR KECAMATAN PULOGADUNG KELURAHAN JATI Jalan Perhubungan Raya No. 10 A, Jakarta Timur Telp. (021) 3458726779 Kode Pos 21511

===================================================

10 Januari 2017

Nomor : A.004/ADM/PROV/I/2017 Perihal : Undangan

Lampiran : –

Kepada Yth. 1. Ketua RW 001 s/d RW 020 2. Ketua dan Anggota LMK 3. Pengurus PKK 4. Kelompok Pemuda Di_

Tempat

Berdasarkan Peraturan Daerah DKI Nomor 2 tahun 2002 tentang Pengendalian Pencemaran Udara di Provinsi Daerah Khusus Jakarta, Instruksi Gubernur Nomor 78 Tahun 2011 tentang Hari Bebas Kendaraan Bermotor (HBKB) dan Peraturan gubernur Provinsi DKI Jakarta no.12 Tahun 2015 tentang Pelaksanaan Hari Bebas Kendaraan Bermotor (HBKB). Serta Surat dari Walikota Kota Administrasi Jakarta Timur undangan lanjutan acara Rapat kegiata Hari Bebas Kendaraan Bermotor (HBKB) bulan Januari 2018Kota Administrasi Jakarta Timur.

Maka dengan ini akan dilaksanakan rapat membahas Hari Bebas Kendaraan Bermotor (HBKB) di wilayahan Kecamatan Pulogadung Kota Administrasi jakarta Timur pada:

Hari/Tanggal : Minggu, 14 Januari 2018; Pukul : 06.00 s/d 11.00 WIB; Acara : Hari Bebas Kendaraan Bermotor (HBKB);

Tempat : Halaman Gedung Honda, Jalan Raya Pemuda Jakarta Timur.

Mengingat pentingnya acara diatas, kami selaku Pemerintah Kota Administrasi Jakarta Timur agar para Kutua RW untuk menyampaikan acara tersebut kepada seluruh jajaran masyarakat Pulogadung. Atas kerjasamanya kami ucapkan terimakasih.

Lurah Jati

Nugroho M. Bowono Nip. 19831019 20010717 9033 295

Tembusan: 1. Walikota Kota Administrasi Jakarta Timur.

2. Camat Pulogadung.

Contoh Surat Undangan Rapat

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS) SMA Negeri 5 Semarang Jl. Penawaran Barang Serbaguna No. 21 Semarang Raya

==================================================

Semarang, 16 Januari 2018

No : 022/OSIS/UND EX/I/18 Lamp : –

Hal : Undangan PORSENI (Pekan Olahraga dan Seni)

Kepada Yth Ketua Kelas

SMK Negeri 5 Semarang

Dengan Hormat,

Sehubungan dengan akan dilaksanakan lliburan pasca semster ganjil tahun ajaran 2017/2018. Kami dari selaku pengurus OSIS SMA 5 Semarang mengundang seluruh ketua kelas dari kelas X, XI, dan XII untuk menghadiri undangan rapat OSIS yang akan membahas pengenai pembentukan panitia PORSENI yang akan dilaksanakan pada :

Hari/Tanggal : 24 Januari 2018 Pukul : 14.30 WIB s/d Selesai Tempat : Aula Serbaguna SMA Negeri 5 Semarang

Acara : PORSENI (Pekan Olahraga dan Seni)

Mengingat pentingnya acara tersebut. Maka, kami mengharapkan kehadiran seluruh ketua kelas atau yang mewakili untuk menghadiri undangan rapat tersebut. Atas kerjasama teman-teman sekalian kami ucapkan terimakasih.

Mengetahui

Ketua OSIS

Hamzah Ivan NIM. 20120112

Contoh Surat Resmi Perusahaan

PT. MATSUGATA Ruko Permai Blok A3 Lt. 12 No. 4 Jl. Raya Melati Km. 3,8 Surakarta 556398 Telp. 022 1482527863 Fax. 022 56498566 Mobile. 6848918530

Website: www.ptmatsugata.com Email: [email protected]

Yogyakarta, 18 November 2016

Nomor : 005/PTSAB/60/XI/2016 Perihal : Penawaran Barang Elektronik

Lampiran : –

Kepada Bapak/ Ibu Calon Customer PT. Enjiner Persada

Di Tempat

Dengan hormat,

Perkenalkan kami dari PT. Matsugata merupakan salah perusahan yang bergerak dalam bidang elektronik dan komunikasi dan telah mendistribusikan berbagai macam produk baik dalam negeri maupun luar negeri. Dengan telah berpengalaman dengan berbagai CV, Kantor, dan proyek pemerintah. Maka, kami pun telah memiliki pengalaman yang lama dan mampu bekerja dengan baik.

Dengan begitu, kami berniat untuk melakukan kerjasama dengan CV. Enjiner Persada sebagai penyedia barang elektronik serta membantu dalam pendistribusian. Baik berupa ekspedisi DOOR to DOOR, Cy to DOOR, atau pun Cy to Cy. Adapun barang-barang yang mampu yang kami sediakan untuk perusahan Anda berupa :

Kami juga melayani trucking untuk seluruh wilayah Indonesia. Sehingga, dengan itu kami memprioritaskan keamanan, kenyamanan barang yang kami kirim.

Dengan demikian, kami berharap Bapak/Ibu berkehendak untuk memberikan jawabannya sebagai tindak lanjut dari surat penawaran yang kami buat. Atas perhatiannya kami ucapkan banyak terima kasih.

Yogyakarta, 19 18 November 2016

Kepala Departemen SDM PT. Matsugata

Farhan Hadi, S.Sos, MM

Contoh Surat Resmi Sekolah

PEMERINTAH KABUPATEN MAGETAN DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN SMA NEGERI 15 MAGETAN Jl. Raya Melati Km. 3,8, Kawedanan, Magetan 56983

Telp. 022 1482527863 Fax. 022 56498566 Mobile. 6848918530

=========================================================

Nomor : B.115/WMB/15/IX/2016 Lampiran : –

Perihal : Permohonan Nama Domain

Kepada Yth. MENKOMINFO Kab. Magetan Di_ Tempat

Yang Bertanda Tangan di bawah ini :

Nama : Nanang Budiutomo S.Sos. M.Pd

NIP : 219856410624912645

Jabatan : Kepala Sekolah

Alamat : Jl. Raya Melati Km. 3,8, Kawedanan, Magetan

Dengan ini kami mengajukan nama domain “sman15magetan.sch.id” sebagai nama domain resmi SMA Negeri 15 Magetan. Tujuan kami ingin dibuatkan nama domain tersebut adalah sebagai salaha satu langkah untuk meningkatkan mutu dan kualitas dari sekolah kami.

Demikian surat permohonan ini kami ajukan. agar dapat di tindaklanjuti sebaik mungkin. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Magetan, 13 September 2016

Kepala Sekolah

Nanang Budiutomo S.Sos. M.Pd

NIP 219856410624912645

Contoh Surat Resmi Bahasa Inggris

DISTRICT GOVERMENT OF YOGYAKARTA EDUCATION AUTORITIES SMA Negeri 1 YOGYAKARTA Jln. Prof. A. Majid Ibrahim I No. 07 Yogyakarta Telephone. (0651) 23225 Fax. 23225

======================================================================

No : 108 / SMAN 1/ III/2016 Attachment : –

Subject : Invitation

To : Mr/Mrs. Parents / Guardian of students of Class XII SMA Negeri 1 Yogyakarta

In Place

With respect,

As we known that for the next fourth month. All of the students from class XII will be starting National Exam in 12th April 2016. With that for increase morals and spirits of student class XII before National Exam, we invite you for a meet and discuss student prepare. This event will be held on :

Day/ Date: Thursday, November 24, 2016 Time: 09:00 to 12.00

Points: Auditorium SMA Negeri 1 Yogyakarta

With this letter, we hope that Mr/Mrs. / guardian of the students participates this event. Thank you for your attention.

Principal of SMAN 1 Yogyakarta

Fahrul Ismail, M.Pd

Contoh Surat Resmi OSIS

DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA SMA NEGERI 1 MADIUN ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS) PANITIA PELAKSANA LDKS MADIUN ======================================

Madiun, 14 Januari 2018

Nomor : 023/OSOS/I/2018 Perihal : Surat Permohonan Izin

Lampiran : 1 Berkas

Kepada Yth. Orang Tua Murid OSIS SMAN 1 Madiun

Di Tempat

Assalamualaiakum Warohmatullahi Wabarokatuh Dengan Hormat,

Sehubungan dengan diadakannya acara Latihan Dasar Kepemimpinan Siswa (LDKS). Dimana, hal tersebut merupakan salah satu kegiatan pelantikan pengurus baru siswa-siswi anggota OSIS SMA Negeri 1 Madiun.

Selaku panitia dan pengurus OSIS SMA Negeri 1 Madiun bermaksud untuk meminta izin kepada Bapak/Ibu dan wali murid agar memberikan izin kepada putra/putrinya untuk turut berpartisipasi dalam kegiatan tersebut. Kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada :

Hari/Tanggal : Sabtu-Minggu / 20-21 Januari 2018 Waktu : 06.00 s/d selesai

Tempat : Hotel Cempaka Putih Permai, Madiun

Demikianlah surat permohonan izin ini kami sampaikan dengan tujuan agar sekiranya Bapak/Aau ibu dan wali murid bersedia memberikan izinya untuk mengikuti kegiatan tersebut. Atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan banya terima kasih.

Waalamualaikum Warohmatullahi Wabarokatuh

Hormat Kami

Ketua OSIS Ketua PELAKSANA

Ismail Marzuki Nanang Budianto NIS 22563 NIS 99653

Menyetujui, Kepala Sekolah

Ibrahim Wahyudi NIP 1369854697852324

Contoh Surat Resmi Yang Baik dan Benar

PEMERINTA PROVINSI BANTEN DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA Gedung Dinas Pendidikan KawasanPusat Pendidikan Provinsi Banten Jl. Syeh Nawawi Al Bantani KP3B Palima – Serang 046-4856218

======================================

Serang, 14 April 2017

Nomor : 023/Disdik/IV/2017 Lampiran :

Perihal : Edaran

Kepada Yth. Bapak/Ibu Kepala Sekolah

Di Tempat

Dengan surat ini kami sampaiakan kepada seluruh bapak/ibu kepala sekolah SMA se-derajat. Dalam rangka meningkatkan mutu sekolah dalam bidang teknologi dan informasi dan kecakapan teknologi. Maka, dengan hal tersebut kami dari pihak Pemerintah Provinsi Serang Dinas Pendidikan dan Olahraga akan mengadakan pelatihan kecakapan teknologi.

Sehingga, dengan melalui pelatihan tersebut diharapkan bapak/ibu sekalian mampu dan lebih baik lagi dalam mengelola sistem pendidikan yang ada di sekolah masing-masing dengan baik dan benar.

Maka, mohon sekiranya bapak/ibu kepala sekolah sekalian untuk dapat hadir mengikuti kegiatan tersebut yang akan dilaksanakan pada :

Hari/Tanggal : Sabtu-Minggu / 25-26 April 2017 Waktu : 06.00 s/d selesai

Tempat : Gedung Aula Dinas Pendidikan Serang

Susunan acara :

a. Registrasi b. Pengarahan dari panitia c. Pemberian modul

d. Pelatihan kecakapan teknologi

Perlengkapan yang harus disediakan :

a. Laptop

Demikianlah surat ini kami sampaiakan. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Kepala Dinas Pendidikan

Abdul Afifi NIP. 13698546544842324

Kesimpulan

Demikianlah penjelasan terkait dengan contoh surat resmi dengan berbagai penjabaran didalamnya. Dengan demikian, kami berharap kamu yang sedang membaca ini mampu mengambil banyak pembelajaran yang menarik.

Kritik dan saran yang membangun akan menjadi informasi yang sangat bermanfaat bagi kami semua. Untuk itu, tinggalkan komentar untuk kami. Terimakasih.