Cara Membuat Kurva S Di Excel

How To Re Schedule The S Curve

Cara Membuat Kurva S Proyek

Membuat Kurva S – Pada kesempatan kali ini kami akan membahas tentang cara membuat jadwal waktu pelaksanaan perkerjaan yang direpresentasikan ke dalam suatu paduan bagan yakni bagan Gantt dan Kurva S untuk dapat menggambarkan persentase tahapan pada setiap jenis pekerjaan tersebut. Adapun contoh kasus sederhana yang akan kami sajikan untuk anda ini bisa anda jadikan referensi dalam menangani suatu jadwal waktu yang mempunyai jeda tertentu dalam proses pelaksanaan kegiatan. Yang harus anda persiapkan sebelum memulai untuk membuat kurva S adalah Rencana Anggaran Biaya (RAB) yang sudah ada.

Kurva S sendiri merupakan sebuah jadwal pelaksanaan pekerjaan yang disajikan berbentuk tabel dan bagannya menyerupai huruf S. Berikut ini adalah cara membuat kurva S dengan menggunakan microsoft excel.

Contoh Kurva S

Kenapa kurva S menyerupai huruf S? Hal ini dikarenakan kurva S yang baik ialah pelan saat awal pekerjaan lalu cepat di tengah jalan dan santai kembali di akhir jadwal. Bentuk grafik ini harus dibuat sebaik mungkin karena dapat mempengaruhi arus keuangan proyek dan penjadwalan pendatangan material dan hal-hal penting yang lainnya.

Manfaat dan Fungsi Kurva S

Kurva S ini memiliki beberapa manfaat, berikut adalah beberapa manfaat kurva S yang perlu anda ketahui :

Sebagai informasi untuk dapat mengontrol pelaksanaan sebuah proyek bangunan dengan cara membandingkan deviasi antara kurva rencana dengan kurva realisasi.
Sebagai informasi untuk dapat mengambil sebuah keputusan yang berdasarkan perubahan kurva realisasi terhadap kurva rencana. Perubahan tersebut bisa dalam bentuk presentase pekerjaan lebih cepat atau lebih lambat dari waktu yang sudah ditentukan untuk dapat menyelesaikan sebuah proyek bangunan.
Sebagai informasi kapan waktu yang paling tepat untuk seorang owner ataupun melakukan pembayaran kepada supplier.

Selanjutnya, kami akan menjelaskan cara membuat Kurva S mengenai suatu pekerjaan konstruksi sebagai contoh akan diberikan yang simple.

Suatu pekerjaan pondasi dengan rincian harga sebagai berikut :

Pekerjaan A @ Rp. 100.000,00
Pekerjaan B @ Rp. 150.000,00
Pekerjaan C @ Rp. 200.000,00
Pekerjaan D @ Rp. 150.000,00
Pekerjaan E @ Rp. 400.000,00
Pekerjaan F @ Rp. 100.000,00

Grand total harga seluruh pekerjaan pondasi = Rp. 1.100.000,00

Tahap pertama adalah memperkirakan waktu pelaksanaan masing-masing pekerjaan, kita maksimalkan sebagai berikut ini :

Pekerjaan A @ 6 hari
Pekerjaan B @ 2 hari
Pekerjaan C @ 2 hari
Pekerjaan D @ 1 hari
Pekerjaan E @ 3 hari
Pekerjaan F @ 1 hari

Jadi, jumlah total semuanya adalah 15 hari. Dalam membuat kurva S, terdapat item pekerjaan yang dapat dilaksanakan secara bersamaan, selanjutnya adalah menghitung bobot masing-masing pekerjaan.

Rumusnya :

Misalkan adalah bobot pekerjaan A = (Rp. 100.000,00 / Rp. 1.100.000,00) x 100% = 9.09

Begitu pula dengan item pekerjaan lainnya dihitung satu persatu.

Langkah selanjutnya adalah dengan membagi bobot pekerjaan dengan durasi lalu menempatkan pada kolom hari pelaksanaanya.

Contoh Pekerjaan A = 9:09:6 = 1.52

Lalu masukan seperti tabel berikut ini:

Langkah yang terakhir adalah dengan menggambar kurva S sesuai dengan bilangan pada setiap baris item pekerjaan atau huruf merah.

Baca juga: Cara Membuat RAB Proyek

Kesalahan Penggunaan Dan Persepsi Kurva-S

Meskipun terbilang mudah dan sangat praktis untuk digunakan, tetapi masih ada saja pelaku proyek yang salah persepsi dan salah dalam menggunakan fitur yang sederhana ini. Berdasarkan pengalaman kami, ada beberapa hal yang kami anggap kurang tepat dan masih belum lengkap dalam aplikasi Kurva-S ini, yakni :

Anggapan bahwa progress 50% adalah tepat pada 50% waktu pelaksanaan

Asumsi ini tentu mengesampingkan kenyataan variasi jenis proyek atau keunikan proyek. Hal ini pun merupakan suatu kesalahan persepsi. Sebagai contoh, pada proyek gedung dimana kemponen alat M/E yang sangat tinggi sampai 25% dan dipasang di bagian akhir pelaksanaan proyek. Ini artinya kurva-s akan sangat landai di awal dan akan naik cukup tinggi di bagian akhir pelaksanaan. Pada akhirnya Kurva-S lebih cenderung terdapat di progres 50% pada lebih dari 50% waktu pelaksanaan.

Persepsi yang paling sesuai ialah bahwa progres 50% belum tentu tepat pada 50% waktu pelaksanaan. Hal ini karena komposisi biaya dan waktu pelaksanaan setiap jenis proyek yang berbeda-beda. Pada sebuah jenis proyek pun sangat variatif terkait lingkup pekerjaan yang dikerjakan.

Bentuk kurva harus menyerupai huruf S. Banyak sekali pelaku proyek yang mempersepsikan nama kurva-s berarti grafik schedule yang telah terbentuk juga harus menyerupai bentuk S. Kedengarannya memang sangat lucu tapi ini benar-benar terjadi.

Hal ini juga merupakan kesalahan persepsi. Dengan alasan yang sama dengan point sebelumnya bahwa proyek itu unit. Ada banyak sekali variasi termasuk kasus diatas. Bentuk S pada kurrva ialah pendekatan. Variasi bentuk S pada kurva-s akan sesuai dengan kondisi proyek yang sedang dilaksanakan yaitu distribusi bobot, urutan pelaksanaan, durasi, lingkup dan lainya. Sehingga tidak perlu untuk memaksakan bentuk kurva atau grafik harus menyerupai S pada kurva-s, meskipun pada kebanyakan kasus kurva yang telah terbentuk memang menyerupai huruf S.

Distribusi bobot pekerjaan berdasarkan waktu untuk suatu item pekerjaan sering diasumsikan terdistribusi merata.

Kesalahan ini disebabkan oleh pemahaman yang tidak tepat tentang Kurva-S. Pemahaman yang dimaksud disini ialah bagaimana bobot didapatkan, bagaimana struktur biaya masing-masing item pekerjaan dan bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan terkait dengan urutan pelaksanaan dan juga durasinya.

Distribusi bobot ini perlu memperhitungkan rencana volume yang dikerjakan dalam satuan waktu dan nilai biayanya. Pada pekerjaan struktur bentuk untuk gedung yang memiliki lantai bobot, distribusi bobot bisa dimungkinkan untuk merata. Tetapi, untuk kasus yang lain misalnya pekerjaan M/E, maka tidak bisa didistribusikan secara merata karena pada dasarnya pekerjaan M/E terdiri dari dua kelompok besar yaitu instalasi dan alat M/E. Komposisi biaya diantara dua kelompok biaya tersebut sangat berbeda. Instalasi M/E hanya sekitar 10% dari total biaya M/E, sedangkan untuk alat M/E bisa mencapai hingga 90%.

Apabila dihubungkan dengan kurva-S hasil realisasi pelaksanaan, hanya akan menghasilkan selisih akumulatif realisasi terhadap rencana yaitu Ahead (lebih cepat) atau Behind (terlambat). Sangat jarang sekali memanfaatkannya untuk estimasi atau forecast penyelesaian proyek.

Seperti yang sudah kami jelaskan sebelumnya tentang manfaat schedule Kurva-S sangat banyak. Sehingga akan sangat sayang sekali jika pada suatu proyek, schedule Kurva-S dibuat tetapi tidak pernah diupdate realisasi pelaksanaannya. Proyek seakan berjalan tanpa mengetahui apakah akan mengalami keterlambatan atau justru sebaliknya. Tentu akan sangat berbahaya jika menjalankan proyek tanpa kendali.

Produk turunan dari kurva-s yang paling mudah ialah estimasi waktu penyelesaian proyek. Keterlambatan dalam sebuah proyek seringkali dikaitkan dengan parameter waktu perkiraan penyelesaian proyek. Untuk bisa mendapatkan parameter ini anda harus mempelajari tentang Earned Value Method (EVM).

Ahead atau Behind adalah satu-satunya alat yang digunakan untuk menyatakan kondisi realisasi pelaksanaan tanpa perlu memperhatikan aspek lain.

Persepsi inilah yang paling banyak terjadi. Yang perlu anda ketahui bahwa Kurva-S menyetakan realisasi dalam bentuk bobot atau nilai biaya yang sudah dikerjakan. Dasar ini berarti tingkat akurasi dalam hal deviasi tidaklah benar-benar akurat.

Untuk dapat menyatakan apakah proyek benar-benar sedang mengalami keterlambatan, dibutuhkan alat yang lainnya seperti Critical Path Method (CPM) atau Earned Value Method (EVM). Namun untuk deviasi schedule dan realisasi yang sangat besar, indikasi dari kurva-S sudah cukup. Pada deviasi yang kecil, dibutuhkan instrumen lain untuk dapat menyatakan keterlambatan proyek.

Cara memprogres pekerjaan persiapan adalah berdasarkan proporsional terhadap pekerjaan fisik. Misalnya saja, jika realisasai pekerjaan fisik sudah mencapai 40% maka untuk progres pekerjaan persiapan juga harus 40%.

Persepsi ini sangat keliru. Pekerjaan persiapan adalah suatu item pekerjaan yang terdapat dalam BQ dan Kurva-S. Pekerjaan persiapan mempunyai karakteristik yaitu tergantung pada waktu. Hal ini berarti pekerjaan persiapan tidak terkait dengan progres pelaksanaan. Sering jug pada aktualnya pekerjaan persiapan dilakukan terlebih dahulu seperti kantor direksi, jalan akses, papan naman, dan lain-lain. Cakupan pekerjaan ini tidak terkait dengan seberapa besar progres pelaksanaan pada item pekerjaan fisik yang lainnya.

Pekerjaan persiapan ini harus diprogres sesuai dengan realisasi aktual di lapangan. Hal tersebut dikarenakan memprogress pelaksanaan dengan kurva-S merupakan sebuah tindakan yang mengakui biaya yang dikeluarkan oleh Penyedia Jasa. Memprogress berarti sama dengan mengakui biaya yang akan dikeluarkan. Sehingga diperlukan kesepakatan awal mengenai bobot progres pada item pekerjaan tersebut.

Baca juga: Cara Menghitung Luas Bangunan

Cara menilai progres realisasi berbeda dengan asumsi atau cara membuat distribusi bobot setiap pekerjaan pada Master Schedule S-Curve.

Perbedaan yang akhirnya akan membuat deviasi dalam pelaksanaannya. Asumsi-asumsi terhadap menetapkan distribusi bobot item pekerjaan pada saat perencanaan schedule dalam Kurva-S haruslah sama dengan asumsi-asumsi yang diterapkan dalam melakukan progres realisasi pekerjaan.

Agar tidak terjadi perbedaan pendapat, maka haruslah dilakukan kesepakatan di awal. Perlu diingat bahwa distribusi bobot item pekerjaan dan ketentuan memprogres pekerjaan adalah fokus pada biaya yang dikeluarkan berdasarkan kontrak yang telah disepakati baik ditinjau terhadap BQ maupun jenis kontrak.

Percepatan dilakukan dengan mempercepat item pekerjaan yang memiliki bobot yang besar, sehingga realisasi schedule dalam waktu singkat dapat menjadi Ahead tanpa melihat aspek pekerjaan kritis.

Persepsi ini pada akhirnya akan membuat keterlambatan schedule berdasarkan Kurva-S dapat dikejar namun berdasarkan aktual waktu penyelesaian sisa pekerjaan mengalami keterlambatan karena sisa pekerjaan memiliki urutan dan ketergantungan yang membutuhkan waktu yang lama walaupun bobot yang kecil.

Dalam usaha percepatan atas keterlambatan pekerjaan, parameter yang paling penting adalah perkiraan waktu penyelesaian proyek. Percepatan hanya dapat berhasil apabila menggunakan fitur Critical Path Method yang merupakan turunan dari Bar Chart. Dengan menggunakan fitur Critical Path Method, rencana percepatan akan jauh lebih akurat.

Kesalahan dan kurang optimalnya penggunaan Kurva-S pada beberapa kasus di atas harusnya dihindari dalam rangka mencapai target waktu yang benar. Walaupun sederhana, dengan membuat Kurva-S proyek cukup bermanfaat sebagai alat kendali waktu pelaksanaan di proyek. Pemahaman filosofis mengenai Kurva-S akan sangat membantu proyek untuk mencapai target waktu.