Manajemen Proyek Sistem Informasi

Tnd Pengantar Manajemen Proyek Sistem Informasi Temu 2

Proposal Manajemen Proyek Sistem Informasi

PROPOSAL PROYEK

APLIKASI SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN

“SMA NEGERI 1 CITEUREUP BERBASIS WEB”

Jenis Kegiatan:

Pengembangan Perpustakaan

Disusun Oleh :

Yunita Sri Haryani 30810185

STMIK INDONESIA

17 Januari 2014

Jakarta , 17 Januari 2014

Hal : Proposal

Kepada Yth,

Kepala Sekolah SMA Negri 1 CITEUREUP

Di tempat

Dengan Hormat,

Puji dan syukur kita panjatkan kepada Tuhan yang Maha Esa. Karena lindungan dan hidayahnya kami bisa melakukan berbagai inovasi teknologi dalam pengembangan sebuah sistem. Ucapan terima kasih kepada pihak SMA N 1 Citeureup yang telah memberikan kesempatan untuk pengajuan proposal dalam proses pengembangan sebuah sistem yang ada di SMA N 1 Citeureup. Kami adalah penyedia jasa pembuatan aplikasi sistem perpustakaan yang bertujuan berpatisipasi mengembangkan sistem perpustakaan agar kinerja petugas perpustakaan lebih maksimal dalam melakukan beberapa kegiatan seperti pemasukan data buku-buku baru dan pencarian buku.

Berdasarkan perkembangan sistem yang ada saat ini, kami akan mengembangkan sebuah aplikasi sistem perpustakaan untuk SMA N 1 Citeureup. Untuk membuat sebuah aplikasi sistem informasi perpustakaan tersebut kami menggunakan bahasa pemograman PHP, dengan database MySql dan Macromedia Flash dan Dreamweaver.

Demikian proyek pengembangan sistem informasi yang kami tawarkan, jika bapak atau ibu berminat dengan proposal penawaran kami, kami menunggu kabar dari bapak atau ibu melalui email atau telpon yang sudah tertera, hingga 10 hari setelah hari ini. Dikarnakan kami akan mengerjakan proyek yang lain. Atas perhatiian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami

Tim pengembang

DAFTAR ISI

Latar belakang masalah ……..…………………………………………………...4

Rumusan Masalah ………………………………………………………………..4

Batasan Masalah ………………………………………………………………….5

Ruang Lingkup Proyek Sistem …………………………………………………...5

Modul Pengembangan ……………………………………………………………6

Manfaat Pengembangan Sistem ………………………………………………….6

Tujuan Perencanaan Proyek ……………………………………………………..6

Solusi yang diusulkan ……………………………………………………………6

Tujuan Perencanaan Proyek ……………………………………………………..7

Hasil yang diharapkan ……………………………………………………….......7

Waktu Pelaksanaan Proyek ……………………………………………………...8

Rancangan Biaya Sistem Informasi ……………………………………………...8

Tenaga Pelaksana ………………………………………………………………...8

Metodologi ………………………………………………………………………9

Kelayakan Hukum ……………………………………………………………….10

Jaminan Purna Jual ……………………………………………………………....11

Latar Belakang

Perpustakaan tak bisa dipisahkan dari pembelajaran siswa-siswi di sekolah dalam mencari ilmu pengetahuan. Fasilitas yang disediakan sekolah ini, sangatlah bermanfaat bagi semua siswa apabila bisa memanfaatkannya secara maksimal. Koleksi buku pada perpustakaan hendaknya selalu diperbaharui pada setiap periodenya sesuai dengan penerapan sistem pendidikan yang diterapkan oleh pemerintah. Namun, tidak semua perpustakaan menerapkan teknologi dalam proses kegiatan perpustakaan seperti peminjaman buku, pendaftaran anggota, pencarian buku dan lain-lain. Hal ini membuat kegiatan perpustakaan dilakukan secara manual atau menggunakan pembukuan.

SMA N 1 Citeureup merupakan salah satu sekolah menengah atas negeri di Kabupaten Kota Bogor. Pada tahun 2014 ini, SMA 1 bertekad memperbaiki infrastruktur dan kinerja para guru-guru agar bisa menjadi sekolah yang berbasis internasional. Namun, perbaikan infrastruktur tidak dibarengi dengan perkembangan sistem informasi di dalam sekolah ini. Salah satunya adalah belum terkomputerisasinya sistem pengelolaan perpustakaan, dengan penerapa sistem manual membuat kurang maksimalnya kinerja perpustakaan. Beberapa Contohnya, sistem pencarian buku yang memakan waktu dan peminjaman buku yang masi dicatat dalam bentuk pembukuan. Hal ini membuat pelayanan terhadap siswa-siswi Sma 4 menjadi kurang baik.

Dengan menganalisa gejala-gejala permasalahan tersebut, kami dapat menarik kesimpulan mengenai suatu peluang pengembangan sebuah aplikasi perpustakaan yang diterapkan pada sekolah ini. Aplikasi tersebut berbentuk web yang berisi kegiatan-kegiatan perpustakaan yang sebelumnya dilakukan secara manual menjadi sebuah sistem terkomputerisasi, contoh seperti pengelolaan daftar buku yang dipunya oleh perpustakaan dalam bentuk database. Aplikasi ini dibangun dengan tampilan user interface yang user friendly, sehingga bagi pengguna yaitu pegawai perpustakaan bisa menggunakannya dengan mudah. Tampilan dibuat menggunakan Macromedia Dreamweaver 8 dan Macromedia Flash 8, Database menggunakan MySql dan yang terpenting coding pemrograman menggunakan PHP.

Pengembangan sistem ini dimaksudkan untuk meningkatkan kinerja dari perpustakan dan mendukung Sma 4 Bogor menjadi sekolah yang tidak hanya berbasis internasional, namun menjadi sekolah negeri yang berbasis teknologi informasi kedepannya.

Rumusan Masalah

Aplikasi ini dibuat untuk perpustakaan “SMA N 1 CITEUREUP”, aplikasi ini dapat membantu kinerja perpustakaan yang sebelumnya menggunakan sistem manual untuk melakukan setiap kegiatannya. Sistem baru ini dapat membantu kinerja perpustakaan lebih cepat dan terkomputerisasi seperti pendaftaraan anggota, pencarian buku, peminjaman buku, pengembalian buku, perhitungan denda dan pemeliharaan data buku. Aplikasi ini berbentuk web yang penggunaannya diperuntukkan bagi pegawai perpustakaan. Sistem ini dibangun menggunakan beberapa software :

1. Coding pemrograman menggunakan bahasa PHP

2. Database menggunakan MySql

3. Tampilan sistem informasi menggunakan Macromedia Dreamweaver 8 dan macromedia Flash 8.

Batasan Masalah

Batasan Masalah dari perumusan masalah diatas adalah sebagai berikut :

1. membahas tentang proses :

a. pendaftaraan anggota

b. Pencarian buku

c. Peminjaman buku

d. Pemngembalian buku

e. Pemeliharaan data

f. Perhitungan denda

2. Tidak membahas tentang pembelian buku atau penjualan buku.

3. Tidak membahas tentang pembuatan laporan.

4. Sistem informasi berbasis web yang penggunaannya hanya untuk pegawai perpustakaan.

Pada proposal ini kami tim pengembang ingin memberikan batasan masalah. Dalam membangun Aplikasi perpustakaan “SMA N 1 Citeureup” yaitu hanya pada pembuatan aplikasi web. Aplikasi ini di tujukan untuk pegawai perpustakaan untuk mendokumentasikan kegiatan pinjam meminjam buku dan untuk siswa SMA N 1 Citeureup sebagai media untuk memesan buku secara online.

Ruang Lingkup Proyek Sistem

Proyek sistem informasi perpustakaan “SMA N 1 Citeureup” yang akan dikembangkan memiliki beberapa ruang lingkup yang harus dikerjakan yaitu sebagai berikut:

1. Menganalisis setiap prosedur-prosedur yang berhubungan dengan pendaftaraan anggota, cara peminjaman buku , pengembalian buku dan pengarsipan data.

2. Mendesain sistem sistem utama aplikasi sistem informasi perpustakaan

3. Pembuatan aplikasi sistem informasi perpustakaan.

4. Pelatihan terhadap pegawai perpustakaan

5. Pemeliharaan sistem pada aplikasi yang akan dibuat

6. Dokumentasi sistem yang telah di buat

Menerapkan serta melakukan percobaan sistem informasi ini sampai dengan penerapan sistem informasi ini secara berjalan dengan baik.

Modul Pengembangan

1. Modul daftar buku yang tersedia

2. Modul pendaftaraan anggota

3. Modul peminjaman buku dan pengembalian buku

4. Modul pengorganisasian data

5. Modul pemeliharaan data buku

Manfaat Pengembangan Sistem

Manfaat dari pengembangan sistem ini adalah sebagai berikut :

1. Meningkatkan pelayanan perpustakaan kepada siswa-siswa “SMA N 1 Citeureup”

2. Memudahkan siswa-siswi untuk pendaftaraan anggota perpustakaan, peminjaman buku dan pengembalian buku.

3. Mengganti sistem manual ke dalam sistem baru yang lebih terkomputerisasi.

4. Mempermudah untuk pencarian buku.

5. Pemeliharaan data lebih cepat dan mudah dilakukan.

Tujuan Perencanaan Proyek

Tujuan dirancangnya proyek sistem informasi perpustakaan ini antara lain:

1. Mengurangi jumlah antrian siswa dan memberikan pelayanan peminjaman dan pengembalian buku lebih cepat dari sebelum sistem ini dibuat.

2. Proses pemeliharan data dapat dilakukan dengan pengarsipan melalui media komputer dan proses pemeliharaannya jauh lebih mudah jika dilakukan dengan komputerisasi.

Solusi yang di usulkan

1. Mudah digunakan dengan berbagai fasilitas menu yang terintegrasi mulai dari pengadaan, pengolahan buku dan bahan koleksi lainnya ( karya tulis siswa dan guru, artikel majalah ,dan bahan audio visual yang dapat diakses secara full text dalam bentuk digital), sirkulasi, pengelolaan keanggotaan, manajemen sistem data dan lain-lain yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan).

2. Praktis dan cepat

3. Fungsional dan akurat

4. Terintegrasi antara perpustakaan tradisional dan digital (hybrid library)

5. Jaminan pemeliharaan (purna jual) yang berkesinambungan dan murah

Hasil yang diharapkan

Menghasilkan beberapa laporan atau hasil print out yang dibutuhkan, antara lain:

1. Nomor panggil (label) buku secara otomatis.

2. Barcode nomor induk buku dan anggota

3. Kartu anggota

4. Statistik (bahan pustaka dan keanggotaan)

5. Stock Opname

6. Laporan peminjaman dan uang denda

7. Kontrak Pembelajaran (silabus dari Dosen/Pengajar), dan lain-lainnya.

Waktu Pelaksanaan Proyek

Kegiatan dan waktu pelaksanaan	Januari	Maret	April
1	2	3	4	1	2	3	4	1	2	3	4
Analisis Kebutuhan
Design fungsi
Pemograman
Pengujian
Instalasi
Pelatihan
Pemeliharaan
Dokumentasi

Rancangan Biaya Sistem Informasi

1. Biaya persiapan

Tipe Requitment	Spesifikasi	Harga Satuan ( Rupiah )
Software	Macromedia dreamweaver 8 Macromedia flash 8 My SQL Server Domain & Hosting	1.700.000 1.700.000 - 200.000/bulan
Hardware	1 Paket Komputer ( PC ) Modem Eksternal 1 Printer	4.800.000 500.000 3.550.000
	JUMLAH	12.450.000

2. Biaya Pengerjaan :

No.	Perincian	Biaya ( Rupiah )
1	Analisis kebutuhan	5000.000
2	Design Fungsi	3000.000
3	Pemograman	3. 200. 000
4	Pengujian	1.000.000
5	Instalasi	2.500.000
6	Pelatihan	2.500.000
7	Pemeliharaan	2000.000
8	Dokumentasi	1000.000
	Jumlah	20.200.000

Tenaga Pelaksana

Untuk mengembangkan sistem Informati perpustakaan “SMA N 1 Citeureup” berbasis web, maka dibutuhkan tim pengembang yang kompeten di bidangnya masing-masing, sebagai berikut:

1. Project Manager dan System Analisis : Yunita Sri Haryani

2. Database Engineering : M. Syabarudin Aji

3. Graphic and Software Engineer : M. Ibnu Athoila

Metodologi

Metodologi merupakan elemen yang paling mendasar dari suatu proses bisnis. Berikut ini adalah suatu metodologi untuk merealisasikan proyek Aplikasi Sistem Informasi perpustakaan Berbasis Web, tahapannya sebagai berikut:

1. Analisis Kebutuhan

Mempelajari proses-proses dan indentifikasi data-data yang dibutuhkan, dalam perancangan suatu aplikasi informasi percetakaan berbasis web. Sehingga dapat memenuhi kebutuhan dan kemudahan dalam hal ini untuk meningkatkan pelayanan efesiensi dan keputusan.

2. Desain Fungsi

Melakukan desain sistem secara detail, mulai dari Context Diagram, Data Flow Diagram (DFD), desain file, desain tabel, relasi tabel dan sebagainya sehingga membentuk sistem lengkap sesuai dengan fungsi-fungsi bisnis yang dikehendaki.

3. Pemograman

Melakukan coding untuk merealisasikan desain fungsi yang telah dibuat. Lama Pengerjaan, kerumitan dan Jumlah baris coding menentukan besar-kecilnya harga Aplikasi yang dibuat.

4. Pengujjian

Melakukan beberapa testing dengan uji prilaku (behavior testing), focus terhadap input dan output, dan testing terhadap fungsionalitas sistem.

5. Instalasi

Mengganti sistem lama dengan menempatkan sistem baru yang telah dibuat, jika hasil dari suatu proses pengujian sudah sesuai dengan fungsinya.

6. Pelatihan

Sebelum aplikasi program dijalankan/ kunjungi oleh user, pihak developer proyek perangkat lunak bertanggung jawab melatih pegawai perpustakaan “SMA N 1 Citeureup” yang hendak mengoperasikan program aplikasi yang telah dibuat. Pihak pengembang juga berkewajiban memberikan informasi yang benar dan terbuka sehingga tidak menyulitkan para pengguna aplikasi selanjutnya.

7. Pemeliharaan

Proyek perangkat lunak tidak bisa selesai begitu saja setelah diserahterimakan, tetapi masih berlanjut hingga tenggang waktu yang cukup untuk memastikan bahwa produk perangkat lunak yang telah diserahkan tersebut bisa beroperasi dengan baik dan tidak ada kendala yang berarti.

8. Dokumentasi

Dalam sebuah proyek bisa terdiri dari beberapa dokumen. Dokumen dibuat untuk melihat kemajuan proyek yang sedang dikembangkan, sebagai referensi untuk bug bila terjadi kendala, sebagai pedoman operasional dan sebagainya.

Kelayakan Hukum

Secara hukum, seluruh perangkat baik software maupun hardware termasuk prosedur-prosedur yang akan digunakan tidak menyalahi ketentuan yang berlaku di negara Indonesia serta ketentuan perusahaan.

Jaminan Purna Jual

SURAT PERNYATAAN JAMINAN

Yang bertanda tangan di

bawah ini :

1. Nama : Yunita Sri Haryani

2. Penanggung Jawab : PT. LexiCom Support Intercontinental

3. Alamat Perusahaan : Gedung Atha lt 30 , jalan Sudirman No.30 Jakarta Pusat .

Telepon : 30810185 , email : yutaajalah@gmail.com

Dengan ini menyatakan memberi jaminan terhadap mutu dan pelayanan purna jual dari Sistem Informasi Pengembangan Perpustakaan Berbasis Kompetisi yang telah dibuat sebelumnya .

Dalam rangka pemberian jaminan dimaksud, kami menyanggupi untuk menyediakan fasilitas Maintenance/ Pemeliharaan sistem selama 1 tahun pemakaian .

Demikian surat pernyataan ini kami buat dengan sebenarnya, apabila kami tidak dapat memenuhi jaminan tersebut di atas, kami bersedia untuk dituntut di pengadilan sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku .

Jakarta , 17 Januari 2014

Pemberi Jaminan,

(Yunita Sri Haryani)